Kandungan 10.1 Mesej Baru 2 10.2 Mesej Masuk 17 10.3 Mesej Keluar ...
BAB10
Mesej
KANDUNGAN
10.1 Mesej Baru
2
10.2 Mesej Masuk
17
10.3 Mesej Keluar
30
10.4 Mesej Tindakan
35
10.5 Mesej Susulan
38
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.
MESEJ
10.1 Mesej Baru
10.1.1 Pengenalan
Modul ini membolehkan pengguna menghantar mesej baru melalui sistem EDMS dengan kaedah Route.
Email atau Faks.
10.1.1 Carta Aliran
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 2/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 3/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.1.2 Prosedur
1. Aliran :
Menu Utama
Mesej
Jenis
Mesej Baru
2. Pilih mesej baru di Menu Utama atau butang Mesej Baru
3. Skrin Utama :
4. Skrin Mesej Baru :
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 4/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
5. Keterangan medan :
Medan
Tindakan
Penghantar Dipaparkan
secara
automatik
Penerima Carian
Tajuk Masukkan
data
Tkh. Tamat
Pilih dari Kalendar
Tujuan
Pilih dari senarai
Keutamaan
Pilih dari senarai
Simpan ke dalam folder susulan
Tandakan [√ ]
Format Teks
Pilih dari senarai
Kepilan Dokumen
Carian Dokumen EDMS dan Luaran
Mesej Masukkan
data
6. Penghantaran mesej melalui Route, Email, Faks – [Penerima mesej dari Alamat Lazim]
7. Skrin Mesej Baru :
i.
Kaedah pertama: penerima di alamat lazim.
7.1.
Pilih dan klik nama penerima di Alamat Lazim.
8. Penghantaran mesej melalui Senarai Route, Email, dan Faks – [Penerima mesej dari Senarai]
8.1.
Hantar mesej baru melalui Route.
8.1.1.
Pilih [Route]
8.1.2.
Klik [Cari]
-
Untuk meneruskan proses.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 5/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
8.1.3.
Keterangan medan:
Medan
Tindakan
Cari
Pilih dari senarai
Perkataan Masukkan
data
8.1.4.
Pilih dan klik penerima Route untuk jenis TO, CC, BCC.
8.1.5.
Tandakan [ ] pada nama yang ingin dipilih
8.1.6.
Klik [Teruskan]
-
Untuk meneruskan proses.
8.1.7.
Klik pada [Buku Alamat]
-
Sekiranya nama yang ingin dipilih
terdapat dalam senarai Buku Alamat.
8.1.8.
Skrin Buku Alamat – Route :
8.1.9.
Klik pada kumpulan penerima dan tandakan [ ] pada nama yang ingin dipilih.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 6/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
8.1.10. Klik [Teruskan] -
Untuk meneruskan proses.
8.1.11. Klik [Kembali]
-
Untuk kembali ke skrin sebelumnya.
8.2.
Hantar mesej baru melalui Email
8.2.1.
Pilih [Email]
8.2.2.
Skrin Penerima Email :
8.2.3.
Klik [Cari]
-
Untuk meneruskan proses.
8.2.4.
Keterangan medan :
Medan
Tindakan
Cari
Pilih dari senarai
Perkataan Masukkan
data
8.2.5.
Pilih dan klik penerima Email untuk jenis TO, CC, BCC.
8.2.6.
Tandakan [ ] pada nama yang ingin dipilih.
8.2.7.
Klik [Teruskan]
-
Untuk meneruskan proses.
8.2.8.
Klik pada [Buku Alamat]
-
Sekiranya nama yang ingin dipilih
terdapat dalam senarai Buku Alamat.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 7/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
8.2.9.
Skrin Buku Alamat – Email :
8.2.10. Klik pada kumpulan penerima dan tandakan [ ] pada nama yang ingin dipilih.
8.2.11. Klik [Teruskan]
-
Untuk meneruskan proses.
8.2.12. Klik [Kembali]
-
Untuk kembali ke skrin sebelumnya.
8.3.
Hantar mesej baru melalui Faks.
8.3.1.
Pilih [Faks]
8.3.2.
Skrin Penerima Faks :
8.3.3.
Klik [Cari]
-
Untuk meneruskan proses.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 8/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
8.3.4.
Keterangan medan :
Medan
Tindakan
Cari
Pilih dari senarai
Perkataan Masukkan
data
8.3.5.
Klik [Teruskan]
-
Untuk meneruskan proses.
8.3.6.
Klik pada [Buku Alamat]
-
Sekiranya nama yang ingin dipilih
terdapat dalam senarai [Buku Alamat] .
8.3.7.
Skrin Buku Alamat – Faks :
8.3.8.
Klik pada kumpulan penerima dan tandakan [ ] pada nama yang ingin dipilih.
8.3.9.
Klik [Teruskan]
-
Untuk meneruskan proses.
8.3.10. Klik [Kembali]
-
Untuk kembali ke skrin sebelumnya.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 9/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
9. Skrin Mesej Baru :
Nota :
Nama Penerima Route, Email, dan Faks yang dipilih akan disenarai di dalam kotak Penerima.
10. Pilih [Pelayan Faks]
-
Pelayan Faks dipilih untuk penghantaran mesej
melalui Faks.
11. Isikan [Tajuk]
-
Tajuk perlu diisi untuk penghantaran mesej.
12. Pilih [Tarikh Tamat]
13. Pilih Tujuan Mesej.
Nota :
• Makluman
-
Penerima hanya boleh melihat dokumen yang
dikepilkan.
• Kelulusan/Untuk Tindakan
-
Penerima boleh melihat dan mengemaskini
dokumen yang dikepilkan.
14. Pilih [Keutamaan]
-
Keutamaan mesej
15. Simpan ke dalam Folder Susulan
-
Tandakan pada Simpan Dalam Folder Susulan
jika mesej ingin disusul kemudian.
16. Pilih [Format Teks]
-
Untuk memilih format mesej.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 10/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
17. Kepilan Dokumen EDMS.
17.1.
Klik [EDMS]
-
Untuk melampirkan dokumen EDMS
17.2.
Skrin Carian Dokumen Umum.
17.3.
Keterangan Medan :
Medan
Tindakan
Pilih Dokumen
Carian
Senarai Dokumen
Dipaparkan secara automatik
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 11/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
17.4.
Masukkan data untuk carian.
Nota :
Sila rujuk Bab 5 - Carian Dokumen
17.5.
Skrin Hasil Carian :
17.6.
Klik [ ] pada dokumen yang ingin dikepil
17.7.
Klik [Teruskan]
-
Untuk meneruskan proses.
18.
Skrin Mesej Baru :
19. Kepilan Dokumen Luaran.
20. Klik [Luaran]
-
Untuk membuat lampiran dokumen dari Local Hardisk.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 12/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
21. Skrin Mesej Baru :
22. Klik [Open]
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 13/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
23. Skrin Mesej Baru :
24. Kepilan Folder.
25. Klik Folder -
Untuk membuat kepilan folder.
26. Klik [OK]
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 14/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
27. Skrin Mesej Baru :
28. Klik [Catatan]
-
Untuk memilih Catatan Ringkas.
29. Klik [
]
-
Untuk hapus dokumen yang dikepilkan.
30. Sekiranya ingin menulis mesej, taip mesej pada kotak Mesej.
31. Skrin Penghantaran Mesej Baru :
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 15/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
32. Klik [Hantar]
33. Klik [Draf]
-
Sekiranya ingin membuat draf mesej.
34. Mesej Pemberitahuan.
35. Klik [OK]
-
Untuk meneruskan proses.
36. Klik [Cancel]
-
Untuk membatalkan proses
37. Skrin Pemberitahuan Status Penghantaran Mesej :
38. Klik [Kembali]
-
Untuk meneruskan proses seterusnya.
39. Tamat.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 16/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.2 Mesej Masuk
10.2.1 Pengenalan
Modul ini membolehkan pengguna melihat mesej masuk.
10.2.2 Carta Aliran
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 17/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 18/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.2.3
Prosedur
1. Aliran :
Menu Utama
Mesej
Jenis
Mesej Masuk
2. Pilih menu Mesej Masuk atau menu tepi [Mesej Keluar]
3. Skrin Utama :
4. Skrin Mesej Masuk :
Nota :
i.
– Mesej diterima melaui Email atau route
ii.
– Status mesej (Mesej sudah dibuka, Mesej belum dibuka)
iii.
– Keutamaan mesej (Biasa, Sederhana, Tindakan serta-merta)
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 19/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
iv.
– Jenis edaran samada To, Cc atau Bcc
v.
– Kepilan mesej
Setiap ruangan boleh disusun (sorting) dengan klik pada ruangan berkenaan.
5. Klik [Daripada]
-
Untuk melihat mesej.
6. Skrin Lihat Mesej Masuk :
7. Klik menu [Mesej Masuk]
-
Untuk kembali ke skrin Mesej Masuk
8. Klik [Dokumen] pada Kepilan Dokumen
Nota :
Klik kanan pada tajuk dokumen kepilan.
Simpan Favourite
-
Untuk menyimpan dokumen EDMS ke dalam
folder Favourite.
Simpan Local
-
Untuk menyimpan dokumen Luaran ke dalam
local hard disk.
Daftar Dokumen
-
Untuk daftar dokumen ke dalam sistem.
Rujuk Bab Pendaftaran Dokumen untuk
mendaftar dokumen.
Daftar Mesej
-
Untuk daftar mesej sebagai Surat keluar.
Rujuk Bab Pendaftaran Dokumen untuk
mendaftar Mesej sebagai dokumen Surat
keluar.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 20/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
Bina Tugasan
-
Untuk membina tugasan daripada mesej.
Rujuk Bab Tugasan dari Mesej untuk membina
tugasan dari mesej.
9. Pilih [Balas], [Balas Semua] ataupun [Hantar ke Depan] - Untuk membalas mesej.
9.1 [Balas] mesej
9.1.1
Klik [Balas].
9.1.2
Skrin Mesej Baru (Balas) :
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 21/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
9.1.3
Keterangan medan :
Medan
Tindakan
Penghantar Dipaparkan
secara
automatik
Penerima Carian
Tajuk Masukkan
data
Tkh. Tamat
Pilih dari Kalendar
Tujuan
Pilih dari senarai
Keutamaan
Pilih dari senarai
Simpan ke dalam folder susulan
Tandakan [√ ]
Format Teks
Pilih dari senarai
Kepilan Dokumen
Carian Dokumen EDMS dan Luaran
Mesej Masukkan
data
9.2 [Balas
Semua] mesej.
9.2.1
Klik [Balas Semua]
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 22/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
9.2.2
Skrin Mesej Baru [Balas Semua] :
9.3
[Hantar ke Depan/Forward] mesej
9.3.1
Klik [Hantar ke Depan]
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 23/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
9.3.2
Skrin Mesej Baru [Forward] :
9.3.3
Rujuk topik 10.1 Mesej Baru untuk proses memilih penerima.
10. Pilih [Tujuan]
11. Tandakan [ ] pada Catatan Ringkas.
12. Klik [Hantar]
13. Mesej Pemberitahuan :
14. Klik [OK]
-
Untuk meneruskan proses
15. Klik [Cancel]
-
Untuk membatalkan proses.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 24/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
16. Skrin Pemberitahuan Status Penghantaran Mesej :
17. Klik [Kembali]
-
Senarai Mesej Masuk akan dipaparkan.
18. Klik [Mesej Baru]
-
Untuk membina mesej baru.
19. Klik menu [Sebelum]
-
Untuk ke mesej sebelumnya.
20. Klik menu [Seterusnya]
-
Untuk ke mesej seterusnya.
21. Klik menu [Hapus] -
Untuk menghapus mesej dari Mesej Masuk.
22. Klik menu [Cetak]
-
Untuk mencetak mesej.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 25/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
23. Skrin Paparan Mesej Yang Ingin Dicetak :
24. Pilih menu File
Print
25. Skrin Print :
26. Klik [Print] -
Untuk terus mencetak.
27. Klik [Cancel]
-
Untuk membatalkan proses.
28. Klik menu [Folder]
-
Untuk memasukkan mesej ke dalam folder.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 26/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
29. Skrin Mesej Masuk :
30. Skrin Simpan Mesej Ke Dalam Folder :
31. Tandakan [ ] pada folder yang akan menyimpan mesej.
32. Klik [Pilih]
33. Mesej pemberitahuan “Mesej telah disimpan” akan dipaparkan.
34. Klik [Folder Baru] untuk membina satu folder baru.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 27/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
35. Skrin Folder Baru :
36. Keterangan medan :
Medan
Tindakan
Nama Folder
Masukkan data
37. Klik [Simpan]
-
Untuk meneruskan proses.
38. Skrin pemberitahuan Folder baru telah dimasukkan :
39. Klik [Tutup]
-
Untuk kembali ke skrin sebelumnya.
40. Dokumen yang diterima juga boleh disimpan ke dalam folder dengan mengklik kanan pada
dokumen yang dikepil dan pilih [Simpan Favourite]
41. Kesemua fungsi yang diterangkan di atas boleh dilaksanakan dengan menggunakan fungsi klik
kanan pada senarai mesej dalam Mesej Masuk.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 28/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
42. Skrin Mesej Masuk :
43. Tamat.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 29/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.3 Mesej Keluar
10.3.1 Pengenalan
Modul ini membolehkan pengguna melihat mesej yang telah dihantar.
10.3.2 Carta Aliran
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 30/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.3.3 Prosedur
1. Aliran :
Menu Utama
Mesej
Jenis
Mesej Keluar
2. Skrin Utama :
3. Pilih menu Mesej Keluar atau menu tepi [mesej keluar]
4.
Skrin Mesej Keluar :
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 31/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
5. Skrin Lihat Mesej Keluar :
6. Pilih menu [Buku Alamat]
-
Untuk melihat Buku Alamat.
7. Pilih menu [Mesej Baru]
-
Untuk membina mesej baru.
8. Ulangi langkah di dalam topik 9.1 Mesej Baru jika ingin menghantar mesej baru.
9. Pilih menu [Mesej Masuk]
-
Untuk melihat senarai Mesej Masuk.
10. Pilih menu [Mesej Keluar]
-
Untuk melihat senarai Mesej Keluar.
11. Pilih menu [Sebelum]
-
Untuk melihat mesej sebelumnya.
12. Pilih menu [Seterusnya]
-
Untuk melihat mesej seterusnya.
13. Pilih menu [Sejarah]
-
Untuk melihat sejarah mesej.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 32/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
14. Skrin Sejarah Mesej :
15. Klik pada folder untuk melihat sejarah mesej.
16. Skrin Mesej Keluar :
17. Pilih menu [Tarik Balik Mesej]
-
Untuk menarik balik semua mesej yang dihantar
oleh penerima dengan syarat mesej
tersebut belum dibuka oleh penerima.
18. Klik nama penerima untuk menarik balik mesej yang dihantar kepada penerima.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 33/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
19. Mesej Pemberitahuan Tarik Balik Mesej :
20. Klik [OK]] -
Untuk meneruskan proses.
21. Klik [Cancel]
-
Untuk membatalkan proses.
22. Pilih menu [Cetak] -
Untuk mencetak Mesej Keluar
23. Pilih menu [Hapus]
-
Untuk menghapus mesej dari senarai
Mesej Keluar.
24. Kesemua fungsi yang diterangkan di atas boleh dilaksanakan dengan menggunakan fungsi klik
kanan pada senarai mesej dalam Kotak Keluar.
25. Skrin Menu untuk klik kanan pada mesej di dalam Kotak Keluar :
26. Pilih menu [Hantar Kembali]
-
Untuk menghantar kembali.
27. Ulangi langkah dalam topik 9.1 Mesej Baru untuk proses seterusnya.
28. Sila rujuk 9.2 Mesej Masuk jika memilih [Simpan/ Lihat Folder].
29. Tamat.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 34/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.4 Mesej Tindakan
10.4.1 Pengenalan
Carta Aliran Modul ini membolehkan pengguna melihat mesej yang perlu diambil tindakan.
10.4.2 Carta Alir
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 35/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.4.3 Prosedur
1. Aliran:
Menu Utama
Mesej
Jenis
Mesej Tindakan
2. Skrin Utama :
3. Pilih menu [Mesej Tindakan]
Nota :
i.
– Mesej diterima melaui Email atau route
ii.
– Status mesej (Mesej sudah dibuka, Mesej belum dibuka)
iii.
– Keutamaan mesej (Biasa, Sederhana, Tindakan serta-merta)
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 36/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
iv.
– Jenis edaran samada To, Cc atau Bcc
v.
– Kepilan mesej
Setiap ruangan boleh disusun (sorting) dengan klik pada ruangan berkenaan.
4. Skrin Mesej Tindakan :
5. Tamat.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 37/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.5 Mesej Susulan
10.5.1
Pengenalan
Modul ini membolehkan pengguna melihat mesej yang belum diambil tindakan.
10.5.2
Carta Aliran
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 38/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
10.5.3
Prosedur
1. Aliran :
Menu Utama
Mesej
Jenis
Mesej Susulan
2. Skrin Utama :
3. Pilih menu [Mesej Susulan]
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 39/40
Panduan Pengguna
Bab 10 – Mesej
4. Skrin Mesej Susulan :
Nota ::
i.
–
Mesej diterima melaui Email atau route
ii.
–
Status mesej (Mesej sudah dibuka, Mesej belum dibuka)
iii.
–
Keutamaan mesej (Biasa, Sederhana, Tindakan serta-merta)
iv.
–
Jenis edaran samada To, Cc atau Bcc
v.
– Kepilan mesej
Setiap ruangan boleh disusun (sorting) dengan klik pada ruangan berkenaan.
5. Sila rujuk langkah-langkah dalam Bab Mesej Masuk untuk meneruskan proses.
6. Tamat.
PP B10 Mesej.doc Mukasurat 40/40
