Original PDF Flash format benefits-of-videoconferencing  


Benefits Of Videoconferencing

 
BENEFITS OF VIDEOCONFERENCING



Videoconferencing is rapidly gaining popularity and can benefit educational organisations at al  levels. 
 
IMPROVE YOUR 
Videoconferencing  al ows  people  in  different  locations  to  meet  without 
GREEN CREDENTIALS  travelling.  In  these  green  conscious  times  this  is  a  vital,  environmental y 
responsible  use  of  technology,  helping  to  lower  organisational  carbon 
 
output.  Usage  is  likely  to  increase  significantly,  particularly  in  light  of 
potential  carbon  taxation  and  initiatives  such  as  the  HEFCE  consultation1 
which  may  directly  link  funding  with  an  institution’s  carbon  reduction 
target. 
Videoconferencing  can  play  a  key  role  in  reducing  an  organisation's 
greenhouse gas emissions as well as drastical y reducing the cost of travel 
(airline or rail tickets, vehicle rentals, hotel stays and meals) and time spent 
travelling.  With  the  development  of  efficient  video  technologies  and  high 
speed networks, desktop and laptop videoconferencing enables face‐to‐face 
sessions  for  teleworkers  and  non‐campus  based  students.  This  may  al ow 
individuals  to  reduce  their  commuting  carbon  footprint  on  behalf  of  their 
organisation,  maintain  a  better  home/work  life  balance  and  reduce  stress 
levels.  The  Sustainable  ICT  in  Further  and  Higher  Education:  SusteIT  Final 
Report2 survey found that 60% of respondents would like to do more work 
remotely,  potential y  making  the  implementation  of  home  working  and 
distance learning a positive experience for both users and organisations. 
Green benefits of videoconferencing include: 
• Reduced environmental impact through less travel 
• More productive use of time (eliminating wasted travel time) 
• Reduced pressure, stress and fatigue from travel 
• Better support for teleworking. 
 
BETTER MEETINGS 
Improvements in the quality of videoconferencing provide an environment 
where participants are not only able to hear the conversation, but can see 
 
each  other's  facial  expressions  and  body  language  as  well.  A 
videoconference  is  far  more  engaging  and  productive  than  a  telephone 
conference. 
Organisational benefits of videoconferencing include: 
• Increased meeting attendance by participants who would otherwise 
be unable to join in 
• Projects  involving  geographical y  dispersed  col eagues  managed 
more efficiently 
• Strengthened relationships with remote col eagues 
                                                            
1 HEFCE consultation 2009/27 
2 http://www.jisc.ac.uk/media/documents/publications/rptgreenictv1.pdf 
 
1 
BENEFITS OF VIDEOCONFERENCING 
 
39 (10/09) 
• Facilitating  short  notice  meetings  between  individuals  in  distant 
locations 
• Enabling decisions to be made more quickly 
• Rapid resolution of urgent issues 
• Greater access to experts/specialists (national y and international y) 
• Sharing of presentations 
• Greater accessibility 
• Significant travel cost savings. 
From desktop to lecture theatre, whether it’s office‐to‐office or country‐to‐
country,  videoconferencing  brings  people  closer  together  more  frequently 
and cost effectively. 
 
USES OF 
The technology has a broad range of uses within education. Examples from 
VIDEOCONFERENCING  many JANET sites include: 
 
• Col aboration on budget preparation 
• Interviewing 
• Discussion of a grant proposal from an agency or review committee 
• Team meetings with staff from different sites 
• Remote staff training 
• Distance learning courses 
• Thesis defence at another institution 
• Supervision of students on work placements. 
Within  institutions,  videoconferencing  may  benefit  many  different  user 
groups such as: 
• Academics  and  researchers  col aborating  and  teaching  (supporting 
improved pedagogic models) 
• Administrators  and  managers  working  with  col eagues  to  find 
solutions 
• Students  accessing  external  expertise,  conducting  research  or 
staging interviews. 
 
VIDEOCONFERENCING  Videoconferencing can be a vital part of an ICT architecture that lets staff 
CAN BE A PART OF 
work remotely when reaching the office is not possible or inadvisable; for 
example,  extreme  weather  conditions  or  the  2009  swine  flu  pandemic. 
YOUR BCP 
Decision‐making doesn’t have to be delayed as important meetings would 
 
continue to occur but be conducted through videoconferencing. 
 
 
2 
BENEFITS OF VIDEOCONFERENCING 
 
39 (10/09) 
JANET 
The  JANET  Videoconferencing  Service  (JVCS),3  supported  by  core 
VIDEOCONFERENCING  infrastructure  equipment,  makes  videoconferencing  much  easier  for  the 
JANET  community  by  providing  a  Service  Desk,  Advisory  Service  and  a 
SERVICE 
Booking  Service.4  It  enables  organisations  to  have  point‐to‐point  (one‐to‐
 
one)  and  multipoint  (many  participants)  videoconferences  national y  and 
international y. 
Arranging  meetings  via  videoconference  is  just  a  few  clicks  away  through 
the Booking Service.  It provides a web interface through which it is possible 
to: 
• launch a videoconference immediately or book one in the future 
• make recurring bookings of a meeting 
• register room venues or desktop endpoints 
• add frequently booked venues to a Favourites List 
• bring  unregistered  organisations  (national  &  international)  into  a 
videoconference as guests 
• manage  a  videoconference  before  it  begins  or  live  during  the 
session 
• record a videoconference 
• carry out quality assurance (QA) testing of endpoints 
• share a view of a desktop, laptop or presentation 
• stream conferences (coming soon) 
• ConferenceMe  (a  desktop  videoconferencing  application  for  PCs, 
coming soon). 
For  more  information  about  JVCS  please  visit:  http://www.ja.net/jvcs  or 
contact 0131 650 6552. 
 
 
                                                            
3 http://www.ja.net/jvcs 
4 http://www.ja.net/services/video/jvcs/bookingservice/bookingservice.html 
 
3